Jak korespondować z Klientem?

Jak korespondować z Klientem w Systemie LEAD?

Mail z ofertą to jedna z podstawowych form kontaktu w Systemie LEAD. Powinien zawierać pomocne informacje, ofertę oraz pliki OWU. Teoretycznie, taki mail jest poprawnie skonstruowany, ale co w momencie, jeśli Klient może otrzymać 5 takich maili z ofertą? Możemy to przeliczyć na ilość plików, które Klient otrzymuje do przejrzenia, nie mówiąc o uważnej lekturze. W rezultacie Klient jest zasypywany plikami, których później zwyczajnie nie czyta. Jak zminimalizować ryzyko przeoczenia naszego maila? Poniżej kilka punktów, których powinniśmy się trzymać:

1. Adres mailowy, który się wyświetla - powinien zawierać nasze imię i nazwisko, a reszta adresu powinna sugerować jaką instytucję reprezentujemy. Np. mam adres jan.kowalski@ubezpieczeniaonline.pl, ale Klientowi w poczcie wyświetla się nazwa Jan Kowalski. Wygląda to czytelniej, niż sama nazwa jan.kowalski@gmail.com, czy joanna.kowalska@buziaczek.pl

2. Tytuł wiadomości. Krótki, na temat, można umieścić informację od kogo, np. "Oferta PZU od Jana Kowalskiego", albo "Pliki OWU do oferty TU PZU od Jana Kowalskiego". Można stosować tytuły nieszablonowe, ale należy pamiętać o zasadzie, że nasz tytuł powinien zawsze odnosić się do treści.

3. Treść. Najważniejsze zasady to: krótko, zwięźle i na temat. Możemy zastosować tło w treści maila, na którym jest np. logo naszego towarzystwa ubezpieczonego lub agencji. Jeśli chcemy przekazać jakąś dłuższą treść polecam dodać plik tekstowy do maila w czytelnym formacie, np. RTF, DOC, ODS, czy PDF. Możemy również odwrócić sytuację i więcej informacji zawrzeć w treści maila ograniczając do minimum ilość załączników. 

4. Załączniki to największe wyzwanie. Dodanie do jednej wiadomości zbyt dużej ilości plików może spowodować, że mail będzie nieczytelny dla Klienta. Problem można rozwiązać w bardzo prosty sposób. Dodatkowe pliki mogą być wysłane w drugiej wiadomości lub na polecenie Klienta. 

5. Warto wspomnieć jeszcze o złotej zasadzie skutecznego marketingu. Jeżeli jesteś świeżo po rozmowie z Klientem, w której obiecałeś mu przesłać maila z ofertą, zrób to najpóźniej w ciągu 30 minut od rozmowy. Wtedy Twój kontakt będzie najskuteczniejszy.

Najważniejsze to dostosować treść do sytuacji. Inny mail zastosować na umówienie kontaktu telefonicznego, inny w przypadku wysłania oferty wstępnej bez omawiania jej z Klientem, inną po rozmowie. 

I jeszcze jedno. Wstępna oferta mailowa dla klienta to atut - ma unaocznić potrzebę spotkania się i rozmowy o jego potrzebach ubezpieczeniowych.